Trabajo Remoto (teletrabajo)

Herramientas e ideas para facilitar el trabajo a distancia

Con las medidas preventivas en relación al Coronavirus, muchas personas tendrán en estos días su primer experiencia de trabajo a distancia, lo que implica que también otras -que ocupan roles de jefatura o coordinación- deberán adaptarse a esta nueva modalidad.

¿Qué herramientas utilizar?

Siempre debemos pensar primero en objetivos, antes de meternos a usar software. Así que hay que pensar la frecuencia y qué tan necesario es estar en contacto de manera sincrónica.

En mi experiencia los dos puntos fundamentales son tener claro lo que se espera de cada persona, y tener instancias periódicas de seguimiento (intercalando mensajería con video llamadas, que pueden ser individuales o grupales según el caso).

Así que los repositorios de documentos compartidos (Dropbox, OneDrive y Google Drive) son importantes para ver qué están haciendo los integrantes de un equipo, pero además nos permiten trabajar en simultáneo sobre un mismo documento de manera colaborativa. Tener un archivo con la lista de tareas de cada uno y el grado de cumplimiento le da visibilidad a nuestro trabajo.

Luego podemos usar los grupos de Whatsapp. Definir las reglas claras de participación en grupos, para no generar tráfico de información innecesaria o ruido es fundamental, pero también se puede activar que sólo los administradores del grupo puedan publicar. Las listas de difusión de Whatsapp son una herramienta menos conocida y facilita dar mensajes de seguimiento a un conjunto de usuarios o transmitir información importante.

Para charlas individuales o grupos pequeños se puede usar Hangouts asociado a Gmail, pero para grupos mas grandes está Jitsi Meet que es software libre, gratuito y no requiere instalación ni registro.

¿Qué otros elementos se deben considerar?

Activar cámara y audio es bueno, pero no tiene porque hacerse todo el tiempo. La transmisión de video suele enlentecer la comunicación por internet, por lo que compartir la cámara al inicio y al final es suficiente para mantener una comunicación personal.

Quienes no están hablando deben silenciar su micrófono. El “mute” en grupos grandes es fundamental para eliminar el ruido molesto durante la charla.

Si vas a trabajar remoto, necesitarás tener rutinas, para diferenciar el trabajo del tiempo libre. Mantener una hora de inicio y fin del tiempo de trabajo, así como comunicarlo al equipo es de suma importancia para mantener el orden y respetar los momentos de desconexión.

Lo mismo respecto al espacio de trabajo. Hay que encontrar un lugar cómodo, teniendo especial cuidado de lo que se ve de fondo durante las video llamadas. También es relevante establecer un acuerdo con los demás integrantes del hogar para que sepan que estás trabajando y cuándo es necesario mantener silencio.

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